Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документов

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документов

  • При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам.
  • Как составляется этот документ, какова его форма, что входит в комплектацию акта, и нужно ли упоминать о недостающих бумагах?
  • Вопросов на самом деле много и разобраться во всех тонкостях и нюансах бывает сложно.
  • Обо всех нюансах передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы и поговорим в наше сегодняшней статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79. Это быстро и бесплатно!

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документовАкт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно.

Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес.

Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

    Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документов

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

  • учетную политику;
  • бух. отчетность;
  • налоговую отчетность;
  • фондовые отчисления;
  • акты выполненных работ и услуг;
  • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
  • инвентаризационные описи;
  • первичные учетные бумаги;
  • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы.

При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документовВсе материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие.

Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно.

Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг.

Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи


Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи
, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документов

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 110-35-79 (Москва)

+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://MoyaFirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/uvolneniya-personala/glavnogo-buhgaltera/akt-priema-peredachi.html

Передача дел главного бухгалтера при увольнении: образец акта

Нередко в бюджетных и коммерческих компаниях складывается ситуация, когда главбух уходит на пенсию, в декрет или просто увольняется по собственному желанию или путем перевода. При этом ему необходимо передать дела своему заместителю или человеку, который планирует занять его место.

Процедура передачи оговорена законодательством, при этом производится передача соответствующих дел и составляется акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене бухгалтера. В нашей статье мы разберем, как проводится эта процедура и что необходимо заполнять при смене бухгалтера.

Введение

Сотрудники компании, решившие уволиться, сообщают об этом руководителя заранее, согласовывая имеющиеся вопросы и решая их.

В случае если увольнение проводится срочно и без согласования, то работодатель имеет право потребовать отработать 2 недели.

Также если сотрудница уходит в декрет, то все это согласовывается и ей подбирают временную замену, то есть по сути у руководителя есть время на то, чтобы найти замену и оформить необходимые распоряжения.

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документовГлавный бухгалтер должен заранее предупредить начальство об уходе

В случае если уходят ключевые фигуры, такие как главный бухгалтер или финансовый директор, то готовиться необходимо тщательнее, чем при увольнении рядового сотрудника. Нужно не просто найти нового сотрудника, но и передать ему все дела для того, чтобы работа компании не остановилась и перестановка не принесла серьезных потрясений.

Как правило, в подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи документов или дел. Отметим, что законодательно подобная процедура не описывается и в трудовом кодексе нет упоминания о ней, но во многих предприятиях подобная практика существует.

Читайте также:  Реклама в газете и на билбордах (щитах) - как сделать эффективно

Более того, перед подписанием акта обычно проводят аудиторскую проверку (для этого необходимо распоряжение руководства).  

Итак, схема передачи следующая:

  1. Проводится аудит или инвентаризацию при необходимости.
  2. Если кандидат на должность имеется, то составляется акт приема-передачи на него (он должен быть официально оформлен как сотрудник).
  3. Если кандидата нет или он пока не оформлен, то дела передаются главе компании, поскольку бухгалтерский учет согласно ТК относится к компетенции главы организации.
  4. Когда соискатель на должность главбуха будет отобран и утвержден, составляется второй акт, по которому дела переходят от главы фирмы конечному исполнителю.

Внимание: профессиональные юристы и бухгалтеры рекомендуют проводить процесс инвентаризации в обязательном порядке, чтобы избежать неприятных последствий и ситуаций в будущем.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризацию по закону проводят при любой смене материально ответственного лица, а уж тем более главбуха. Чтобы провести ее, глава компании составляет приказ, назначая инвентаризационную комиссию. Далее действия протекают по следующему алгоритму:

  1. Комиссия изучает документы и обрабатывает их, а также выполняет другие положенные ей действия.
  2. Проводится подсчет остатков (их рассчитывают на дату проведения инвентаризации).
  3. Необходимая информация вносится в реестры, движение активов фиксируется в документах.
  4. Проводится аудит, подтверждающий наличие активов, их состояния и целостности.
  5. Комиссия делает выводы о состоянии и целостности активов и составляет соответствующий протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Смена главного бухгалтера и передача дел акт передачи документовИнвентаризация позволит навести порядок в делах компании

Рассмотрим, как правильно составить приказ. Он выглядит следующим образом:

В связи с выходом в декретный отпуск главного бухгалтера ООО “Ромашка” Никитиной Светланы Борисовны с 20.05.2018, а также с целью получения достоверных данных по финансовым отчетностям и бухгалтерскому учету на предприятии

ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/akt-priema-peredachi-del-pri-smene-glavnogo-buhgaltera-skachat-obrazets.html

Смена главного бухгалтера

  • Тема: Бухгалтерский учет (Бухгалтерський облік).
  • темы “Смена главного бухгалтера“:
  • 01. Предварительное знакомство с работодателем
  • 02. Как оформляется передача дел и проверяется состояние дел
  • 03. Об инвентаризации при смене бухгалтера
  • 04. Кого нyжно уведомить о смене бухгалтера
  • 05. Процесс увольнения
  • 06. Процесс приема нa работу нового бухгалтера
  • 07. Разъяснения госорганов и аналитика о смене главбуха
  • Дополнительно: Скачайте “Справочник бухгалтера”
  • 01. Предварительное знакомство с работодателем

Если вы приходите нa новое место работы, то постарайтесь выяснить настоящую при­чину увольнения предыдущего главного бухгалтера. Это даст вам возможность заранее оценить будущего работодателя и обстановку на предприятии.

  1. Если ваш предшественник уходит не из-за наступления пенсионного возраста или перехо­да на вышеоплачиваемую работу, а из-за постоянных разногласий с руководителем, частых проверок налоговиками или органами Гоструда, или слишком большого объема работы, то вам стоит поискать более спокойное ме­ста работы.
  2. Еще один неприятный вариант, предыдущего главного бухгалтера приняли c испытательным сроком, обещая повышение зарплаты по его завершении.
  3. 02. Как оформляется передача дел и проверяется состояние дел

Руководителю, узнавшему о готовящемся увольнении бухгалтера, нужно в короткий срок (обычно двухнедельный) найти ему замену среди имеющихся работников или со стороны. В день увольнения руководителю следует издать приказ о нaзначении нового работника главным бухгалтером. Для руководителя предприятия лучше, если есть средства, пригласить аудиторов для проверки.

Законом о бухучете и дpугими нормативными актами не урегулировано, какими процедурами по передаче дел должна сопровождаться смена главного бухгалтера.

И только для бюджетного сектора есть Ти­повое положение о бухгалтерской cлужбе бюджет­ного учреждения, утвержденное пoстановлением КМУ № 59 oт 26.01.

Обратите внимание

2011, согласно которому прием/передача дeл главным бухгалтером при назначе­нии на должность или oсвобождении от должнос­ти осуществляется после пpоведения внутренней проверки cостояния бухгалтерского учета и отчетности, пo результатам которой оформляется акт (согласно абзацу первому п.12).

Если вас интересует именно бюджетная организация (предприятие), читайте cтраницу Передання справ у разі змiни головного бухгалтера бюджетної установи.

Источник: http://www.buhoblik.org.ua/uchet/organizacziya-buxgalterskogo-ucheta/3842-smena-glavnogo-bukhgaltera.html

Кадровому специалисту

  • C начала 2018 года были внесены значительные изменения в области контроля со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ). Рассмотрим на что стоит обратить внимание, если вы ожидаете трудовую проверку в 2018 году.
  • При совмещении отпуска по уходу за ребенком с работой на условиях неполного рабочего времени работники сохраняют право на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. При этом каких-либо ограничений максимальной продолжительности неполного рабочего времени в этих целях законодательством не установлено. Такое время устанавливается по соглашению сторон трудового договора.
  • Компания намерена провести сокращение штата. Какие требования трудового законодательства при этом должны быть соблюдены?
  • Один из уволившихся в середине прошлого года сотрудников претендует на выплату годовой премии. Однако согласно распоряжению руководителя компании премии уволенным сотрудникам не выплачиваются. Какие последствия нас ожидают в случае обращения бывшего работника в суд?
  • С 1 июля 2017 года сумма административных штрафов за несоблюдение правил обработки персональных данных повышена до 500 000 рублей (cт.13.11 КоАП РФ). Представляем ТОП-6 ошибок при работе с персональными данными.
  • С 1 января 2017 года администрирование страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование переходит в ведение ФНС. Однако часть функций остается за ПФР.
  • Кризис как таковой не является поводом для введения на предприятии режима неполного рабочего времени. Для этого нужны более веские основания. О том, что может считаться причиной для…
  • Руководителям всех рангов необходимо соблюдать этические и нравственно-моральные нормы, принятые в цивилизованном обществе, и  которые могут быть прописаны в локальных нормативных актах организации.
  • Центробанк систематизировал и конкретизировал всю информацию, связанную с правилами осуществления наличных расчетов. Не обошлось и без новшеств. 
  • С 1 января 2014 года вместо аттестации рабочих мест работодатели обязаны проводить новую процедуру, предусмотренную Федеральным законом № 426-ФЗ от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда».
  • Как избежать штрафов и правильно подготовиться к трудовой проверке.
  • Специальных норм о порядке проведения проверок именно трудового законодательства нет.
  • ТестМастер -комплексная программа  тестирования сотрудников бухгалтерских и экономических служб. Эта программа незаменима при подборе кадров, при аттестации и обучении персонала, удобный инструмент  в центрах обучения и сертификации.
  • Необходимо знать, чем они отличаются, чтобы оценить их достоинства и недостатки в тех или иных ситуациях.
  • В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Источник: https://audex.ru/actual-information/?SECTION_ID=210&ELEMENT_ID=3562

Акт передачи дел главного бухгалтера

Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

Инструкция по передачи дел

1. Приказ

Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:

  • причину передачи дел;
  • сроки проведения;
  • ответственное за передачу лицо;
  • лицо, принимающее дела;
  • членов комиссии;
  • дату завершения учетных процессов.

2. Завершение учетного процесса 

Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, рассчитать страховые взносы, статотчетность и т. д.

3. Инвентаризация

Инвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.

4. Проверка

Для объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.

5. Акт приемки-передачи

Акт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:

  • основные финансовые показатели компании;
  • первичная документация.

В акте должны быть отражены следующие вопросы:

  • Характеристика работы бухгалтерии и состояние бухгалтерского учета.
  • Учет денежных средств.
  • Учет расчетных операций.
  • Учет основных средств и нематериальных активов.
  • Материальный учет.
  • Расчеты с работниками.
  • Отчетность.
  • Организация хранения документов.
  • Опись первичных документов.
  • Остатки по счетам.
  • Недостающие документы с объяснительными записками предыдущего главного бухгалтера.
  • Замечания к акту.
  • Передача фирменной печати, штампов, ключей от сейфа, ключей от «Клиент-Банка», сертификатов оператора связи.
  • Подписи сдающего и принимающего главных бухгалтеров и членов комиссии.
  • Дата приемки-передачи дел.
  • Документ, на основании которого переданы дела (приказ).

В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.

После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.

Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.

Вступление в должность

Вполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей. 

Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.

Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.

© BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/documents/3784/

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Читайте также:  Смена юридического адреса ооо - пошаговая инструкция

Что нужно сделать перед подписанием акта

  • Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:
  • – люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  • – период времени, в течение которого будут переданы документы;
  • – если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  • – дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  • – порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  • – порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.
  • Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

Важно

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

  1. Большое внимание стоит уделить таким документам:
  2. – книги покупок и продаж;
  3. – журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  4. – журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  5. – книги выдачи доверенностей;
  6. – кассовые книги;
  7. – журналы регистрации путевых листов;
  8. – журналы кассира-операциониста.
  9. Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Совет

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

  • В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:
  • – дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
  • – даты, наименования документов, которые передаются;
  • – список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
  • – все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
  • – расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.
  • Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.
  • Общество с ограниченной ответственностью “Компания”

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО “Компания”

____________________ (Петров И.В.)

2 мая 2018 г.

Акт приема-передачи документов ООО “Компания”

г. Москва 2 мая 2018 г.

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) – 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время – 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета[2] за гг. и I квартал 2018 г. – 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

  1. Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) – 1
  2. Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. – 1
  3. Инвентаризационные описи за 2гг. – 3

Книги покупок и продаж[3] за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Журналы регистрации счетов-фактур[4] полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. – 13

Документы от поставщиков – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. – 10

Документы от покупателей – товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Обратите внимание

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. – 4

Источник: https://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-peredachi-del-glavnogo-bukhgaltera.html

Акт приема-передачи документов (образец)

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.

Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи).

Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

, он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

  • при передаче документации от одного сотрудника другому;
  • при смене руководящих лиц в организации;
  • при перемещении важных документов внутри предприятия;
  • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;
  • дату и место составления;
  • наименование фирмы;
  • состав комиссии (при ее назначении);
  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
  • подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.

Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

Читайте также:  Франшиза "killfish discount bar" - дискаунт бар

При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Важно

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно.

Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг.

Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом.

При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Рекомендации по оформлению акта

  • Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.
  • Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.
  • Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
  • На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).
  • Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.
  • В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.
  • Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Источник: https://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazec

Акт приема передачи дел при смене главного бухгалтера образец скачать

____________________________________. Предложения, акты снятия остатков материальных средств, объяснения сдающего дела и должность, план устранения недостатков. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной

Акт приема-передачи дел бухгалтера (как заполнить)

  • Точных инструкций к заполнению акта нет.
  • Вид документа может быть произвольный, но следует учитывать специфику предприятия, а так же тип и количество дел, которые передаются.
  • Форма бланка включает в себя:
  • должность и ФИО руководителя организации;
  • должность и ФИО увольняющегося работника;
  • должность и ФИО нового должностного лица.
  • оценка имущества;
  • оценка оборотных и необоротных активов.

В организации (на предприятии) необходимо вести полный учет операций:

  • финансов;
  • материальных ценностей;
  • производственного дела;
  • взаиморасчетов с контрагентами и персоналом.

Далее формируется комиссия, которая создана для составления акта и непредвзятого оценивания передаваемых дел. Так же комиссией должны быть рассмотрены выводы аудиторов, пояснения к акту. Список подписей на сформированном бланке акта приема-передачи дел:

  • полный состав комиссии;
  • руководитель организации (предприятия);
  • должностные лица, которые совершают между собой передачу деловых документов.

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Образец и правильное оформление акта передачи дел главного бухгалтера при увольнении

наименование приказа, дата, номер, виза руководства.

  • Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
  • Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.
  • Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

    Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия. В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

    • Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
    • Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных

    Как правильно составляется акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера по образцу?

    При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам.

    Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.
  • Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки): Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

    Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим. Как оформить передачу дел главным бухгалтером: Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме.

    Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

    Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

    Акт приема-передачи дел главного бухгалтера

    — образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении. — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ.

    Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют. Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

    Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей: К числу таких требований можно отнести следующие: Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

    В акте могут отражаться следующие элементы: В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

    Совет

    Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта: Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

    В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т.

    д.). Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера (образец заполнения)

    Общество с ограниченной ответственностью «Компания» ИНН 77034500296 117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2 Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А.

    Петрова приняла следующие документы: Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы «клиент — банк», наличность в сумме 5000 руб. Выявленные ошибки в учете и отчетности: — не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.; — неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

    1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.

    2. Копия аудиторского заключения за 2011 г. 3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 г. 4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

    Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

    Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны: Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность). Большое внимание стоит уделить таким документам: Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

    p>В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать: Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

    Смена главбуха и передача дел: оформление, этапы сдачи, особенности инвентаризации, подписание акта передачи и приема рекомендации специалиста

    Тогда передача не происходит. Самостоятельная передача дел включает этапы:

      Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера. Инвентаризация финансовых обязанностей. Акт приема отчетных и учетных документов. Приложение к акту. Организационные мероприятия.

    Комиссия формируется по необходимости, когда выявлены массовые нарушения, отрицательные результаты налоговой проверки и др.

    В него входят другие работники бухгалтерии, важных подразделений. В приказе оговаривают полномочия комиссии. На практике наиболее распространенным является приказ с указанием: Причин приемки-передачи обязанностей.

    Срока, в течение которого каждый бухгалтер руководит бухгалтерской службой и подписывает документацию.

    Порядок смены главного бухгалтера и передачи дел образец акта и ответственность

    Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

    Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее. Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний. Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер.

    Последнему особенно сложно не растеряться.

    Ему необходимо знать, что именно нужно проверять: Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

    1. Скачать образец акта приема-передачи дел

    Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

    Источник: http://itmedconsult.ru/akt-priema-peredachi-del-pri-smene-glavnogo-buhgaltera-obrazec-skachat-30379/

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector