Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Обратите внимание

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Источник: https://www.profiz.ru/kr/5_2019/otvetstvennye_za_delopr/

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.
Читайте также:  Фильмы про бизнес - топ-13 лучших фильмов о бизнесе

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

О назначении ответственных за ведение кадрового учета и движения трудовых книжек

Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата. Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

  1. повышение или понижение в должности,
  2. приём;
  3. увольнение;

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек.

Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику. Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е.

законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Важно

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил: Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо: При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№225. Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек

или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; – на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (например, Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г.

по делу N КА-А40/10220-06).

Обратите внимание! Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

При этом обязанность возместить работнику не полученный им заработок предусмотрена законодательством во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Согласно ст.

Книга учета движения трудовых книжек

Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф. Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу.

Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4

«Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е.

арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.

  • Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
  • Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.
  • Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо: — принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; — проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета); — проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; — проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственный за ведение трудовой книжки

Из данной статьи вы узнаете: Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

Согласно ст.192 Трудового Кодекса Российской Федерации, за неправильный учет, ведение или выдачу трудовых книжек на ответственное лицо возлагается дисциплинарное наказание.

В качестве дисциплинарных взысканий на практике применяются следующие наказания: Дисциплинарное взыскание, как и назначение ответственного за ведение и учет трудовых книжек работника, оформляется посредством подписания определенного приказа, составляемого руководителем предприятия на отдельно взятого подчиненного. Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен содержать следующую информацию:

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

выпуска; 1973 г.

выпуска; 1938 г. выпуска. При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

1 марта 7816 0 Как зарабатывать.ру 7816 0

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем. Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2018 года.

Обязанности: В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков: Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов.

Совет

При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов: Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

  • Скачать акт приема-передачи документов

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах: Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н. Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании.

Такое решение оформляется приказом. Для учета ТК необходимо вести две книги: приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа); книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба.

В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении с указанием серии и номера). За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Согласно ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор.

Запись об этом в нее должна быть внесена течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель.

Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п.

8 Правил). Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании;
  • профессия;
  • специальность.

После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз.

Читайте также:  Больничный лист во время отпуска: оплата, продление и перенос

Источник: http://itmedconsult.ru/o-naznachenii-otvetstvennyh-za-vedenie-kadrovogo-ucheta-i-dvizhenija-trudovyh-knizhek-30379/

Назначение ответственного за кадровое делопроизводство

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядокЧем меньше организация, тем чаще один специалист выполняет работу сразу двух сотрудников. Очень часто это секретарь и кадровик. В статье разберем, как правильно оформить назначение ответственного за кадровое делопроизводство и почему для этого нужно оформить два приказа, а не один.

Два в одном

Сама по себе должность секретаря – яркий пример офисной работы в режиме многозадачности.

Человек принимает посетителей в офисе, осуществляет входящие и исходящие звонки, помогает руководителю грамотно спланировать рабочий день, ведет деловую переписку с партнерами и клиентами предприятия, заказывает канцелярские товары.

Осуществляет особые поручения, например, бронирует номера в гостинице и заказывает билет на самолет, если сотруднику или руководителю срочно нужно поехать в командировку…

Обратите внимание

Реалии современного бизнеса, особенно в небольших компаниях, таковы, что к обязанностям секретаря прибавляются обязанности кадровика. И тогда помимо исполнения своей основной работы требуется: создавать и вести базы документов по личному составу, поддерживать в аккуратном состоянии кадровый архив – что вообще обязательно, оформлять прием и перевод работников и т.д.

Нельзя просто так взять и нагрузить работника новыми обязанностями. Читаем Трудовой кодекс, ст. 60.2:

  • «С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату».
  • Назначение ответственного за кадровое делопроизводство работника оформляется двумя приказами.
  • Во-первых, на предприятии оформляется приказ по основной деятельности, в котором фиксируется ответственность секретаря за ведение кадрового делопроизводства.
  • Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство, образец в PDF
  • Во-вторых, выпускается приказ по личному составу, в нем прописываем размер оплаты и согласие работника.
  • Приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, образец в PDF

Почему два приказа?

Оба приказа содержат персональные данные. Однако, первым мы фиксируем только факт, что сотрудник (секретарь) помимо своих основных обязанностей приступает к новому фронту работ и занимается в компании кадровым делопроизводством.

Это информация, если можно так выразиться, общего пользования: все в компании знают, кто теперь кадровик.

А вот вторым приказом фиксируется размер дополнительного заработка – это закрытая информация, которая относится к категории персональных данных, и достоянием общественности делать ее нельзя.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6184

Ответственность у кадрового работника

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

  1.  Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
  3. Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Узнайте к чему:  Приказ тарификация в период болезни основного работника

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Права и обязанности кадровика

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

  1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
  2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
  3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
  4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
  5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
  6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
  7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Структура акта передачи-приема документов:

  • Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
  • Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
  • Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Узнайте к чему:  Кому при разводе достается ребенок

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Источник: https://fileddl.info/otvetstvennost-kadrovogo-rabotnika/

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.
Читайте также:  Идея для создания сайта - сервис вопросов-ответов

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядокСистема кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Источник: http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации.

Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия “ведение кадрового делопроизводства”. На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.

), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).

Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена. Между тем для заполнения отдельных кадровых документов необходимо проставление подписи работника кадровой службы (например, для заполнения личной карточки работника).

  • Обязанности работника, в том числе в части ведения кадрового делопроизводства, могут быть установлены в его трудовом договоре (должностной инструкции).
  • Учитывая изложенное, полагаем, что, если в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации предусмотрена обязанность ведения кадрового делопроизводства, необходимость издания приказа о ведении кадрового делопроизводства отсутствует, так как указанный работник сможет заполнять документы на основании такого условия.
  • В противном случае целесообразно такой приказ издать, чтобы наделить соответствующими полномочиями конкретного работника и на этом основании заполнять отдельные кадровые документы.

При этом в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Таким образом, также следует издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Важно

При этом не существует законных ограничений для того, чтобы указать в приказе о ведении кадрового делопроизводства на обязанность ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек. Таким образом, на наш взгляд, вместо двух указанных приказов можно издать один.

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Источник: http://economic24.ru/obyazatelno-li-izdavat-prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-lica-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-kakovy-posledstviya-otsutstviya-ukazannogo-prikaza-v-organizacii/

Приказ о возложении обязанности кадровика

Чтобы возложить обязанности одной должности на человека, занимающую другую должность, нужно, во-первых выяснить, а сможет ли инженер по охране труда справиться с обязанностями кадровика? Трудовое право — это одна из самых непростых областей права для предприятия.

Но допустим, человек знающий и работал в этой области.

Можно, конечно, приказом работодателя назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инженера по ОТ, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225:

Цитата: 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

  • Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
  • Можно прописать в должностных обязанностях инженера по ОТ обязанности кадровика, но, согласитесь, это не очень некорректно — за один оклад 2 должности тянуть.
  • Эти обязанности работодатель может поручить любому должностному лицу, Но тогда необходимо прописать в должностной инструкции инженера по ОТ обязанности по ведению кадрового учета, но все-таки нужно отталкиваться от Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих .
  • И потом, зачем изобретать колесо?

Не проще ввести в штатное расписание часть единицы инспектора по кадрам (0,25, например) и установить совмещение должностей с доплатой по совмещаемой должности или заключить дополнительно трудовой договор по внутреннему совместительству на инспектора по кадрам и прописать подробно все обязанности кадровика в должностной инструкции? Ведь мало ли какие ситуации могут возникнуть? И в трудовых книжках будет стоять подпись инспектора по кадрам.

Все ясно и понятно. И проблем никаких.

В таком случае, Вам устанавливается доплата за совмещение должности инспектора по кадрам:

Цитата: Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

www.buhonline.ru

Приказ о возложении обязанностей: образец

Кадровику срочно нужен приказ о возложении обязанностей. Работник организации обратился с просьбой заверить ему копию трудовой книжки. Он оформляет ипотеку и без этого документа не обойтись. До этого сотрудники с аналогичными просьбами в отдел кадров не обращались, и ответственное лицо руководителем не назначено.

Кто может заверять копии документов? Как подготовить кадровый приказ о заверении копии документов ответственным сотрудником? Давайте, разбираться.

Организация обязана выдать копию

Компания-работодатель должна выдать работнику заверенную копию трудовой книжки или иного документа, связанного с работой. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней с момента обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Источник: http://sokolieds.ru/blog/prikaz-o-vozlozhenii-objazannosti-kadr/

Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец

  • Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
  • Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.
  • Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:
  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Совет

То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

  1. ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
  2. Полномочия и ответственность
  3. Организационная структура и штатное расписание
  4. Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов
  5. Регламенты и процедуры
  6. Режим работы компании
  7. Охрана труда и техника безопасности

www.hr-ok.ru

Что такое приказы по основной деятельности

Источник: https://advokat343.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-z/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector