Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Вы решили заняться собственным бизнесом? Ваша фирма планирует переезд? В таком случае перед вами встает вопрос: как выбрать помещение под новый офис? Давайте разберемся, что нужно знать, чтобы сделать максимально правильный выбор.

Выбор здания под офис

Учитывая род деятельности фирмы, вам нужно определить: каким вы хотите видеть ваш офис, где он должен располагаться, примерная площадь и планировка, стоимость аренды или покупки помещения.

Обратите внимание

На сегодняшний день аренда помещения — оптимальный вариант. Остается только выбрать, в каком именно здании: жилом или нежилом, бизнес-центре или в многофункциональном комплексе.

Бизнес-центры, как правило, имеют удобное месторасположение, привлекательный внешний вид, все коммуникации для продуктивной работы. Если вы, например, занимаетесь коммерческой деятельностью без какого-либо производства, офис в крупном бизнес-центре будет самым подходящим вариантом.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Нежилое помещение может послужить, к примеру, хорошим офисом под туристическое или охранное агентство, а многофункциональные комплексы располагают всеми условиями для размещения бизнеса в сфере услуг (развлечения, питания).

Существует также такое понятие, как «домашний офис». Этот вариант позволит значительно сэкономить денежные средства, но подходит он больше для начала бизнеса. Если же вы достаточно серьезно и продолжительно работаете в той или иной сфере, следует основательнее подойти к поиску помещения.

Месторасположение

Если специфика работы нацелена на регулярный прием клиентов, следует выбирать офис в центральных районах и заметных местах рядом с транспортной развязкой. Необходимо учитывать наличие поблизости потенциальных конкурентов. Следовательно, выяснить, каким видом деятельности занимаются близлежащие предприятия.

Обязательно нужно учесть факторы внешней среды: что находится рядом со зданием, куда выходят окна и парадная дверь.

Если это магазин или парикмахерская, следует выбрать офис в более оживленном месте: рядом с остановками, вблизи вокзалов или на центральных улицах города.

Еще один важный пункт — удобство проезда к офису. Не стоит оборудовать помещение, слишком «спрятанное» среди жилых массивов.

Планировка офиса

Планировка офиса традиционно считается его визитной карточкой. Исходя из количества сотрудников и желаемой площади офиса, нужно распланировать положение кабинетов и остальных зон.

Самые популярные виды планировок: 

  • закрытая — длинный коридор, вдоль которого располагаются кабинеты сотрудников. Непрактична с точки зрения экономии пространства. Подойдет для работы в банковском учреждении;

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

  • открытая — одно большое помещение с множеством рабочих мест, которые разделены между собой перегородками. Чаще всего они делаются из матового стекла с отдельной дверью. Принцип Open Space. Такая планировка очень хороша на предприятиях, связанных с работой в СМИ и полиграфии. Считается достаточно практичной; 

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

  • смешанная — объединяет в себе закрытую и открытую. Можно сказать, что это золотая середина, которая подойдет организациям, связанным с коммерческой деятельностью или сферой обслуживания.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

В стандартном офисном помещении должны присутствовать: места для ожидания и приема посетителей, личные кабинеты сотрудников, кабинет руководителя, складские помещения, места питания и личной гигиены, гардеробная, технический этаж. Складские и технические помещения желательно расположить относительно удаленно, но доступно в случае необходимости. 

Наполнение офиса

Мебель для офиса лучше выбрать из хороших и прочных  материалов. Она должна быть укомплектована качественной фурнитурой с возможностью удобной сборки и разборки в случае переезда. 

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Обращая внимание на покрытые рабочих поверхностей, нужно знать, что темный глянец — не самый хороший выбор. Лучше склониться в пользу светлых оттенков. Они придадут свежесть вашему интерьеру.

Соблюдение достаточного уровня освещения очень важно для сотрудников. Наиболее популярны в офисах люминесцентные светильники с зеркальной решеткой, которые встраиваются в потолок.

Также можно приобрести  диммируемые светильники (предназначены для приглушенного освещения), работу которых легко регулировать с помощью пульта. Этот вариант более дорогостоящий.

Желательно использовать комбинированное освещение: сочетание ламп холодного и теплого света, подсветка картин (декоративное освещение). 

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

  • Телекоммуникации и инженерия
  • Перед тем как арендовать помещение, следует выяснить наличие всех необходимых коммуникаций: электричество, связь, Интернет, лифты, системы кондиционирования, водопровод, отопление.
  • Оргтехника
  • Для любого предпринимателя важным фактором в работе офиса является удобная система телефонии, высокоскоростной Интернет и все виды оргтехники: компьютеры, принтеры, телефоны, факсы, плоттеры, ризографы, шредеры, сканеры.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Главный принцип при выборе оргтехники — цена/качество. На сегодняшний день наиболее надежными считаются производители: HP, Canon, Xerox, Sharp.

Например, если вы занимаетесь издательским делом, выбор принтера — это очень важный момент. Многие делают выбор в пользу универсальных аппаратов (принтер+сканер+ксерокс), но в данном случае лучше приобрести качественный лазерный принтер.

Системы кондиционирования и вентиляции

Главным требованием при выборе кондиционера является его высокая мощность и способность к охлаждению воздуха в помещении, где работает большое количество людей и техники. Отлично подойдут настенные и потолочные сплит-системы.  Не забывайте также о естественных источниках кислорода — чем больше растений, тем лучше.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Еще одним важным моментом является нормальное функционирование вентиляционных систем. Если вы снимаете офисное помещение на несколько этажей, можно установить поэтапную компактную вентиляционную систему. Ее преимущества:

  •  на каждом этаже поддерживается нужный климат;
  •  высокая надежность общей системы вентиляции всего здания;
  •  компактные вентиляционные установки легче установить в технических помещениях;

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

В случае съема офиса в многоэтажном здании целесообразно будет провести утепление внешних стен, потолков, полов, теплоизоляцию окон.

Если бюджет фирмы располагает достаточными финансовыми ресурсами, то минимизировать расходы энергии помогут современные автоматизированные системы управления оборудованием. Они позволят сократить использование горячей и холодной воды, тепла, электроэнергии, воздуха.

Установка испарителя с водой значительно улучшит самочувствие работников и снимет ощущение холода в офисе.

Охрана офиса

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Во-первых, необходимо позаботиться об установке локальной системы сигнализации. Входную дверь в офис и другие помещения необходимо оборудовать магнитно-контактными датчиками, а в кабинетах и коридорах установить инфракрасные датчики.

Режим охраны офисов может носить круглосуточный или выборочный характер. Первый вариант считается более популярным среди предпринимателей.

Во-вторых, офисное помещение целесообразно разделить на секторы и каждый из них поставить на охрану с помощью системы видеонаблюдения. Для этого при входе устанавливается видеодомофон. Если офис располагается на нижних этажах, то окна обязательно нужно защитить решетками.

Автостоянка

Если ваш офис располагается в бизнес-центре, то парковка в таких местах оборудована достаточно хорошо. Она может находиться под землей или на земле. Наземная парковка более удобна для посетителей. Чтобы более точно определиться с местом парковки, нужно помнить следующее:

  •  насколько заметно она будет выглядеть;
  •  легко ли к ней подъехать;
  •  возможность контроля и охраны;
  •  удобно ли будет посетителям добираться до входа в здание.

Можно рассмотреть очень удобный вариант парковки прямоугольной формы, которая будет располагаться перед зданием.

Отношение к подземным стоянкам у всех разное. Многие опасаются повреждения автомобилей, так как возможны обвалы крыши или потоп.

  1. Размещение рекламы и навигации
  2. Для того чтобы ваш офис выглядел привлекательно, необходимо продумать, как комплексно оформить пространство внутри и снаружи. Доступны такие виды наружной рекламы:
  • обыкновенная наружная вывеска, которая может содержать в себе название и некоторые услуги;
  • объемные светящиеся элементы, лайтбоксы;
  • всевозможные постеры, рекламные стенды, плакаты и билборды.

Например, если вы занимаетесь туристическим бизнесом, вам необходимо максимально красочно и привлекательно разрекламировать свою фирму. Это должны быть яркие витрины с расписанием путешествий, ценами, фотографиями, адресами известных туроператоров-сотрудников и перевозчиков.

На плакатах и билбордах, которые располагаются вразброс на большой территории, укажите последние «горячие» предложения, анонсы на будущий сезон. Стоит также заняться разработкой собственного интернет-портала, на котором будет доступно изложен весь спектр ваших услуг. Размещение рекламы на телевидении и в СМИ — тоже очень важный момент.

Интерьерное оформление офиса или навигация — крайне необходимы. Навигация по офису бывает двух видов: функциональной и адресной.

Важно

Функциональная с помощью знаков указывает, где найти лестницы, лифты, технические или подсобные помещения, а адресная помогает найти нужного специалиста.

В качестве дополнительной рекламы разместите в офисе стеллажи с брошюрами и визитками. Сделайте своеобразную «разметку» в виде ярких указателей или небольших табличек. Это облегчит перемещение по офису.

Инфраструктура офиса

Снимаете вы офис в современном бизнес-центре или это отдельное помещение, наличие всех элементов инфраструктуры необходимо.

Если ваше предприятие располагает несколькими этажами, один из них должен быть оформлен под комнату для приема пищи. Это может быть кафе, столовая или же просто комната для самообслуживания (в таком случае возможно наладить доставку обедов сотрудникам). Поставьте кулеры с питьевой водой и кофейные автоматы. Оборудуйте комфортные гардеробные.

Если поблизости с вами не окажется аптеки, нужно позаботиться о собственном медпункте, а также нанять врача и закупить самые необходимые медикаменты. Проведите инструктаж среди сотрудников об оказании первой помощи и правилах охраны труда. Вы должны сделать максимально безопасными условия работы в вашем офисе.

  • Не будет лишним наличие поблизости магазинов, гостиниц, культурно-развлекательных объектов.
  • Сделка с арендодателем

Если вы уже определились с помещением, наступает самый главный и ответственный момент — сделка с арендодателем. Решите, будете заниматься этим самостоятельно или же с помощью агентства недвижимости, которое может гарантировать вам юридическую грамотность оформления и заключения договора.

Правильный договор об аренде включает в себя:

  • уровень и временной интервал ежемесячной арендной платы;
  • полные данные об участниках сделки;
  • даты начала и расторжения сотрудничества;
  • конкретные форс-мажорные обстоятельства.

Проследите, чтобы арендная плата была прописана по всем пунктам: сколько и за что вы собираетесь платить. Платежи за коммунальные услуги могут быть не прописаны в договоре, а включены в арендную плату. Вы имеете право прописать их отдельно, чтобы видеть, чем собираетесь пользоваться.

Стоимость аренды у разных арендодателей может существенно отличаться (в зависимости от площади, состояния, расположения). По мнениям юристов, съем помещений по низким ценам – дело очень рискованное. Чтобы не попасть на крючок мошенников, нужно удостовериться, что конкретное здание принадлежит именно вашему арендодателю и никому другому. Дальше всё следует проверять по пунктам договора.

Источник: http://megapoisk.com/vybor-pomeschenija-pod-ofis

Как правильно выбрать офис

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

То, что для ведения подавляющего большинства видов бизнеса требуется офисное помещение – для предпринимателей это не секрет. Но вот каким это помещение должно быть и как правильно подойти к его выбору, для многих начинающих бизнесменов остаётся сложным вопросом.

Молодым предпринимателям может казаться, что идеальный для работы офис должен быть идеален во всём: помещение должно быть представительным и просторным, месторасположение – удобным и престижным, вид из окна – приятным, потолки — высокими и т.д., – список наилучших офисных характеристик можно продолжать долго.

На самом же деле хороший офис найти невероятно сложно. Да и вовсе не нужно. Что действительно необходимо для правильного выбора офиса, так это определиться в нижеследующих вопросах.

Действительно ли необходимо именно офисное помещение

Когда-то офисами назывались помещения, в которых руководители организаций или предприятий вели переговоры, принимали партнёров, подписывали договоры и т.д.

На сегодняшний день понятие «офис» существенно расширилось и стало подразумевать любое место, в котором работники того или иного умственного труда производят информационный продукт. Примеры таких офисов – всевозможные бюро (вакансий, переводов и т.д.), агентства (рекламные, риэлторские, брачные и т.д.), компании (юридические, консультационные и т.д.).

Таким образом, если вы хотите создать рабочие места для архитекторов, дизайнеров, веб-мастеров, программистов и прочих так называемых «белых воротничков», вам потребуется действительно – именно офис.

Совет

Для того чтобы рассчитать его минимальную площадь, вам нужно умножить число работников на 4,5 квадратных метра (что соответствует официальной норме), а также прибавить к результату несколько кв. метров на проходы.

Читайте также:  Франшиза "сёма" - детский развивающий центр

Также важно предусмотреть площадь для шкафов, тумб, стеллажей и гардеробной стойки.

Если же планируется открытие парикмахерской, магазина с торговым залом, стоматологического кабинета или хобби-мастерской, то расчёты квадратных метров для офиса вам не подойдут – под каждое из данных предприятий разработаны собственные стандарты.

А нужен ли вообще офис

Каждый день в свои офисы отправляется тысячи работников умственного труда, чтобы в результате выдать работодателю плоды своей деятельности: рекламную статью, технический расчёт, переведённый текст, компьютерную программу, обзор события или технической новинки, аналитическое решение и т.п.

Но ирония ситуации в том, что подобную работу они с таким же успехом могли бы выполнять и дома, ведь у каждого профессионала имеется домашний компьютер с доступом в интернет – необходимые документы и задачи можно получать от работодателя и по электронной почте, связь держать посредством мобильных телефонов и компьютерных программ для общения (Skype, например).

Но вместо этого предприниматели тратят огромные средства на покупку или аренду помещений, их обустройство, а работники теряют многие часы на поездки до офиса и обратно. Действительно ли в этом есть смыл конкретно в вашем случае?

В каком районе города выбрать офис

В крупном городе данный вопрос может встать довольно остро: цена на кв. метр в деловом центре на порядки выше, нежели в спальном районе. И всё же компромисс здесь найти возможно: если имеющийся бюджет невелик, а открыть офис непременно нужно в престижном районе, то стоит изучить предложения по аренде офисных помещений на этажах выше первого, а также в цокольных этажах.

Кроме того, с недавних пор в столичных городах крупные бизнес-центры стали предлагать аренду не целых офисов, а отдельных рабочих мест в нём (т.е. столы с подключёнными к интернету компьютерами), а при необходимости – зал для проведения презентаций, что также можно отнести к эконом-вариантам.

Арендовать или купить

И первое, и второе имеет преимущества и недостатки. Аренда, конечно же, потребует меньших средств и позволит адаптироваться к месторасположению, чтобы впоследствии в случае необходимости быстро переехать в новое помещение.

Покупка помещения тоже имеет свои плюсы:
1) выгодное вложение средств;
2) свобода действий в пределах купленной площади.

Минус же в том, что крупная сумма закладывается в недвижимость, и, соответственно, выводится из активного оборота.

Кто сможет помочь в подборе офиса

Если вы не имеете опыта и достаточных знаний в выборе помещений, лучше заранее найти хорошего специалиста. Наилучшим вариантом будет знакомый риэлтор или работник из сферы недвижимости – уж он-то вам расскажет все о подводных камнях, на которые нужно обратить внимание.

Хорошо, если выбранный вами специалист сможет составить вам компанию при осмотре офиса – от глаза профессионала не ускользнёт ни одна значимая мелочь – как в самом помещении и его ремонте, так и в прилагающейся документации на данную недвижимость. Желаю успешного выбора!

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Источник: https://sense-life.com/novoe-nachalo/kak-pravilno-vybrat-ofis/

Как правильно выбрать офис

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Вопрос первый: вы уверены, что вам нужно именно офисное помещение?

Раньше офисом называли помещение, в котором руководство предприятия или организации принимало партнеров, вело переговоры, совершало сделки, подписывало договоры. Сегодня понятие «офис» значительно шире: это место, в котором работники умственного труда, используя информационные ресурсы, производят какой-либо информационный продукт.

Классические примеры офисов – всякого рода агентства (риэлторские, рекламные, тренинговые и даже брачные), конторы (нотарильные, адвокатские), бюро (переводов, вакансий, информационных технологий), компании (посреднические, консультационные, юридические). Это офисы кабинетного типа.

Примета нынешнего времени – появление интернет-магазинов, использующих офисные помещения в качестве демонстрационных залов (шоу-рум, как их принято сегодня называть) и офисов-складов сетевого маркетинга.

Масштабные офисы, организованные по принципу «open space» («открытое пространство»), более характерны для крупных компаний; здесь мы их рассматривать не будем.

Итак, если вы предполагаете организовать рабочие места для дизайнеров, архитекторов, программистов, веб-мастеров, переводчиков или им подобных «белых воротничков», вам действительно нужен именно офис. Чтобы рассчитать минимальную площадь вашего будущего офиса, умножьте количество работников на 4.5 кв.

м (такова официальная норма, приведена в документе СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) и прибавьте несколько квадратных метров на проходы. Учтите, что в помещении еще должны уместиться шкафы или стеллажи с документами, тумбы с дополнительной оргтехникой и как минимум одна гардеробная стойка.

Санузел может находиться как непосредственно в офисе, так и вне него, на этаже.

  • В случае, если вы планируете открыть парикмахерскую, стоматологический кабинет, магазин с торговым залом, хобби-мастерскую или студию детского творчества, обычные офисные квадратные метры вам не подойдут: для каждого из этих предприятий разработаны особые, гораздо более жесткие санитарные требования к помещениям.
  • Вопрос второй: вы уверены, что офис вам действительно нужен?
  • Каждое утро многочисленная армия офисных работников устремляется к своим рабочим местам, чтобы на исходе рабочего дня выдать результат: переведенный текст, рекламную статью, дизайн-проект, технический расчет, бухгалтерский отчет, компьютерную программу, вариант обмена жилья или решение иной интеллектуальной задачи в виде бумажного или электронного документа.

Ирония ситуации в том, что львиную долю всей этой работы люди могли выполнить, ни на секунду не отлучаясь из дома: практически каждый профессионал сейчас имеет компьютер, оснащенный необходимым комплектом программ, и неограниченный доступ к интернет-ресурсам. Работодатели тратят колоссальные средства на обустройство помещений, работники тратят бесчисленные часы (время! для современного человека – самый ценный ресурс) на поездки из дома в офис и обратно. Для чего?

Если специфика вашего бизнеса позволяет использовать труд работников «на удаленной основе», вы сможете прилично сэкономить: либо вообще обойтись без постоянного офиса, либо подыскать компактную «штаб-квартиру» с минимальным количеством рабочих мест.

Вопрос третий: в каком районе города вы хотели бы обосноваться?

Для большого города этот вопрос зачастую самый болезненный: в деловом центре цена квадратного метра офисного помещения намного выше, чем в спальном районе. Между тем, найти компромиссное решение все-таки можно.

Если бюджет ограничен, а расположиться надо непременно в «дорогом» районе, стоит обратить внимание на предложения офисных помещений в цокольных этажах зданий и на этажах выше первого: это обойдется значительно дешевле.

 

В столичных городах с недавних пор появилось интересное предложение эконом-класса: крупные бизнес-центры готовы предоставить в аренду не офис целиком, а отдельное рабочее место (стол с персональным компьютером), при необходимости – переговорную комнату или зал для презентаций, услуги секретаря. Возможен даже такой вариант, как аренда рабочего места на день или на несколько часов. Естественно, на это время арендатору доступна вся необходимая офисная оргтехника и выход в Интернет. Но, к сожалению, такой сервис пока не добрался до большинства российских городов.

Некоторые предприниматели предпочитают воспользоваться альтернативным «бюджетным» вариантом: снять квартиру, не выведенную из жилого фонда.

Ну что же, как «пробный шар» этот вариант по-своему неплох, особенно если вам не нужен отдельный вход и нет необходимости использовать адрес арендуемого помещения в официальных документах.

Обратите внимание

Однако считаем необходимым напомнить, что закон запрещает использование жилых помещений не по прямому назначению.

Вопрос четвертый: вы уже определились с бюджетом?

От того, какую сумму денег вы готовы потратить на офис, зависит очень многое.
Офисное помещение можно арендовать, а можно и купить. Что выгоднее? 

Начинающему предпринимателю, как правило, удобнее на первых порах расположиться в съемном офисе: это позволит «примериться» к местоположению и при необходимости быстро перебазироваться.

Приобретение офисного помещения в собственность, конечно, тоже имеет свои плюсы: во-первых, это выгодное вложение средств, а во-вторых – это практически полная свобода действий в пределах купленных квадратных метров. Но и минусов при таком варианте не избежать; главный из них – значительные средства оказываются вложенными в недвижимость и, следовательно, выведенными из активного оборота.

Вопрос пятый: кто вам будет помогать в поисках?

Возможно, вы прекрасно ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости в своем регионе, и помощники вам не нужны. В таком случае вам предстоит капитально проработать все актуальные предложения, отбросить ненужные – и вот он, офис вашей мечты, осталось лишь уладить формальности!

Если же вы ощущаете, что помощь компетентного человека вам бы очень пригодилась, обратитесь к специалисту.

Лучше, если это будет знакомый проверенный риэлтор, который сумеет грамотно выяснить ваши потребности (кстати, после беседы с ним вы сами гораздо четче осознаете свои собственные потребности и даже возможности) и отыщет среди массы предложений именно те, которые подойдут вам по большинству параметров.

При осмотре помещения от взгляда опытного специалиста не ускользнут детали, на которые вы, возможно, и внимания не обратили бы. Что это за детали? К примеру, в зимнее время – какая температура выставлена на кондиционере в момент осмотра офиса.

Важно

О чем может рассказать такая мелочь? Да хотя бы о том, в каком состоянии находится система отопления в этом помещении. Нередки случаи, когда за симпатичными декоративными панелями («В офисе сделан евроремонт!») скрываются совершенно негреющие радиаторы.

Представляете, какие счета за электричество придется оплачивать зимой? И таких мелочей множество.

Еще один важный аспект: документы. «У нас все документы в порядке!» – именно так обычно заявляют все продавцы и арендодатели коммерческой недвижимости. Отлично, мы искренне верим в честность всех, кто хочет нам что-то продать или сдать.

Но ведь бывает и так, что люди просто не придают значения мелочам, а на поверку некая «мелочь» может оказаться внушительным камнем преткновения.

Например: очень часто при проверке технических документов на помещение, выведенное из жилого фонда (то есть раньше это была обычная квартира на первом этаже), выясняется, что отдельная входная группа реально существует, но официально в эксплуатацию не введена (не узаконена, как говорят).

Чем это грозит? В случае, если вы помещение арендуете, почти ничем.

Но если вы эту недвижимость покупаете, то все утомительные процедуры согласований (в том числе и аренду земельного участка под крыльцом) вам придется проходить самостоятельно.

Может случиться, что узаконить самовольную пристройку не удастся (ведь почему-то нынешние хозяева помещения этого не сделали) – тогда вас обяжут входную группу ликвидировать.

Если ни у вас, ни у вашего ближайшего окружения нет знакомых агентов по недвижимости -профессионалов, можно обратиться в агентство, но не в любое, а в то, которое специализируется на объектах городской коммерческой недвижимости и имеет собственную большую базу таких объектов.

Совет

Кстати, в специальных материалах вы можете прочитать, что офисы по определенным параметрам делятся на классы: A, B, C и так далее.

Для нашей страны это деление субъективно и более чем условно, поэтому знание данных параметров вам не помешает, но и не сильно поможет.

Ориентируйтесь на особенности рынка недвижимости в вашем регионе – это будет гораздо более полезно с практической точки зрения.

***
В любом случае, прежде чем приступать к поиску офиса, постарайтесь все продумать и просчитать. Составьте список вопросов, в котором отразите все, что вам на данный момент не вполне понятно. С этим списком обратитесь к более опытным предпринимателям и к риэлторам. Пусть последним вопросом в вашем списке будет «О чем важном я еще не спросил?»

При грамотном взвешенном подходе вы обязательно найдете самый лучший дом для вашего бизнеса. Удачи вам!

Галина Протопопова

Читайте также:  Сообщение об утрате права на усн по форме 26.2-2 - скачать бланк

(Пока оценок нет) Загрузка…

Источник: https://copdoc.ru/articles/412.html

Как правильно выбрать офис для своей фирмы, чтобы потом не пожалеть

Правильный офис в удачном месте — надежный фундамент успешного бизнеса. По офису клиенты составляют первое впечатление о компании, поэтому пренебрегать этим вопросом нельзя. В каких случаях можно обойтись без офиса. Основные критерии при подборе помещения под офис.

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Как правильно выбрать помещение для офиса

Итак, все формальности по регистрации собственной фирмы улажены. Разрешения получены, лицензии оформлены. Теперь нужно заняться поиском подходящего офиса. Правильно выбрать его – означает заложить надежный фундамент в успешное развитие своего дела, ведь офис – то место, по которому клиенты будут судить о компании.

1. А нужен ли он?

Это зависит от того, в каком режиме будет работать предприятие. Если в удаленном, то отдельное помещение для сотрудников не понадобится. У каждого из них будет свой персональный офис, обустроенный на дому.

В подобной организации работы много положительного. Вы экономите значительные средства на аренде или покупке соответствующего помещения, а сотрудники – на оплате проезда и времени.

Однако если вы планируете нанимать так называемый офисный персонал, то без специального помещения не обойтись.

2. Покупка или аренда?

Даже если у вас достаточно средств, чтобы купить отдельный офис, не торопитесь. Потратить деньги всегда успеете. Для начала арендуйте помещение в приглянувшемся месте. Вскоре вы точно будете знать, какой именно офис и в каком районе нужен конкретно вам.

3. Отсутствие пробок, близость стоянок и остановок

Чтобы вам и вашим сотрудникам, а также клиентам было удобно добираться в офис, важно выбрать такой район, куда можно доехать на разных видах транспорта.

Если вы пользуетесь автомобилем, значит, желательно, чтобы на ближайших к офису улицах не было пробок, в противном случае поездка на работу и с работы станет сущим мучением. Следующий важный момент – наличие поблизости парковки.

Лучший вариант, конечно, – собственная, у здания офиса, если же таковая не предусмотрена, главное – чтобы до нее не приходилось идти несколько кварталов.

Поскольку многие сотрудники и клиенты пользуются не только личным транспортом, но и общественным, не забывайте, что офис должен располагаться недалеко от остановок троллейбуса, автобуса, маршрутного такси или от станции метро.

И опять же важно, чтобы путь от остановки до офиса занимал не более пяти минут (от станции метро – не более десяти).

В противном случае многие будут вынуждены доезжать на дополнительном наземном транспорте, что, конечно, скажется на расходах и сотрудников, и клиентов.

4. Центр или окраина?

Конечно, работать в центре лучше во многих смыслах. Во-первых, сюда проще добраться из любого района города на разных видах транспорта. Во-вторых, в центре деловая жизнь всегда кипит, поэтому и поток клиентов растет. В-третьих, в центральной части множество различных заведений, где в обеденный перерыв можно полноценно подкрепиться.

Однако офисы в центре города всегда дороже. Выход есть, если удастся найти помещение в цокольном этаже или даже подвальном. Кстати, сейчас подвалы многих домов переоборудуются в удобные помещения для бизнеса – благодаря современному ремонту, который включает качественную изоляцию стен, систему кондиционирования воздуха, неказистые комнаты превращаются в уютные и престижные офисы.

5. Просторный лучше тесного

Насколько просторным должен быть офис, зависит от численности будущих сотрудников, планируемого наплыва клиентов и специфики работы компании. Но в любом случае люди чувствуют себя намного комфортнее в просторных светлых помещениях, чем в тесных каморках.

Да и посетителям становится ясно, что фирма, располагающая прекрасным офисом, скорее процветает, чем перебивается нерегулярными заказами. Помните, что по санитарным нормам на одного человека должно приходиться 4,5 кв. м площади плюс место для прохода и для оборудования.

Если же вы открываете производство, то нормы расчета площади будут совершенно другими.

6. Вход и вывеска

Выбирая помещение для офиса, учитывайте расположение главного входа и наличие яркой вывески. Желательно, чтобы вход был хорошо виден издалека, так же как и вывеска. Кто знает, может быть, , именно она, а нее только ваша добросовестная работа привлечет новых клиентов.

7. Внешний вид

При выборе офиса обращайте внимание на внешний и внутренний вид. Облупленное, давно не штукатуренное здание, равно как и давно не знавший ремонта интерьер – не самый лучший вариант.

Такой офис не только не придаст респектабельности вашей компании, но и отпугнет потенциальных клиентов.

Впрочем, если вас не пугает перспектива капитального ремонта, можете поторговаться и значительно сбить цену: неухоженные здания стоят дешевле.

8. Инженерные коммуникации

Ободранные обои и облупленный потолок – это еще не самое страшное. Подобный недостаток интерьера легко исправляется бригадой мастеров. Главное – чтобы с инженерными коммуникациями все было в порядке. Проверьте состояние вентиляции, отопления, кабелей, возможность подключения к Интернету…

И еще важный момент: если вы самостоятельно отремонтируете коммуникации, то покупка или аренда офиса будет стоить вам дешевле, чем покупка или аренда офиса с шикарным евроремонтом.

Впрочем, все зависит от ваших финансовых возможностей.

Так что если ремонт инженерных коммуникаций и стен не предусмотрен вашей сметой, убедитесь, что зимой батареи будут греть, летом кондиционер – охлаждать воздух, а Интернет работать бесперебойно.

9. А может, бизнес-центр?

Конечно, индивидуальный офис – оптимальный вариант. Но это всегда в определенной степени дорого. Придется оплачивать довольно большие счета за коммунальные услуги, да еще и нанимать охрану.

Между тем, аренда нескольких комнат в бизнес-центре плюс оплата газа, света и воды там же обойдется намного дешевле.

Однако для тех, кому важно иметь круглосуточный доступ в офис, этот вариант не подойдет.

10. Вы сами или риэлтор?

Если вы точно знаете, какое помещение вам нужно, умеете оценить его с инженерно-технической стороны и вообще ориентируетесь на рынке коммерческой недвижимости, конечно, можете рассчитывать только на себя при выборе будущего офиса.

Однако большинству разумнее все же обратиться в столь важном деле к профессионалам. Риэлтор существенно облегчит вашу задачу. Во-первых, он может сразу предложить несколько вариантов помещений, во-вторых, знает, какие вопросы нужно задать собственнику или арендодателю, на какие детали обратить внимание.

Обратите внимание

И гарантирует, что вы не получите помещение с ненадежной электропроводкой, которая не выдержит не то что десять компьютеров, а даже двух, с неработающей системой отопления или с недооформленными документами на право сдачи комнат под офис.

А представьте, что вы не арендовали, а купили сомнительное во всех отношениях помещение! Так что лучше заплатить профессионалу и сохранить нервную систему.

11. Договор аренды

Перед заключением договора аренды внимательно изучите его. В нем должны быть прописаны обязанности и права сторон, в том числе на улучшение офиса, сроки внесения арендной платы, ответственность за просрочку в оплате, стоимость аренды.

Уточните предполагаемый набор услуг, включенный в арендную плату. Возможно, предполагается сдача офиса с мебелью и оборудованием и т.д. Но при заключении договора не полагайтесь только на себя. Обязательно проконсультируйтесь с юристами.

И тогда, совершив первую удачную сделку, вы будете запрограммированы на дальнейшую успешную деятельность.

© Ильина Наталия, BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/magazine/5/6836/

Дешевле, проще, удобнее. Как подобрать офис для начинающей компании :: Деньги :: РБК Недвижимость

Опытные брокеры коммерческой недвижимости Москвы рассказали о тонкостях подбора офисного помещения для молодых компаний

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Фото: ТАСС/ Владимир Астапкович

Первый офис для молодой компании — важная стадия в бизнесе. Многие фирмы начинают выбор офиса в тот момент, когда перспективы дальнейшего развития еще не ясны: в такой ситуации легко ошибиться с подбором правильного помещения и заключить заведомо невыгодный договор.

«Очень важно понимать, готова ли компания к регулярным и продолжительным тратам на аренду офиса. Компания, которая впервые снимает офис, не всегда может корректно оценить свои финансовые возможности и понять, сколько готова тратить на аренду», — предупредила директор отдела корпоративных клиентов департамента офисной недвижимости Knight Frank Мария Зимина.

Чтобы помочь начинающим бизнесменам выбрать по-настоящему подходящее помещение для офиса, редакция «РБК-Недвижимости» обратилась за советом к ведущим брокерам, работающим с коммерческой недвижимостью в Москве.

С чего начать?

Начинающим предпринимателям нужен небольшой офис, который не будет требовать слишком много денег на регулярную оплату аренды, уверены брокеры, к которым обратилась «РБК-Недвижимость».

«Во многих зданиях есть небольшие офисные блоки от 100 кв. м, которые достаточно ликвидны.

В основном небольшие блоки предлагаются в состоянии «с отделкой», — рассказала заместитель директора отдела офисных помещений CBRE Элина Степная.

Самое сложное в подборе помещения — определиться с размерами офиса, считает старший директор отдела корпоративных услуг компании Cushman & Wakefield Елена Колесникова.

«К сожалению, очень небольшое количество качественных офисных центров делит этажи на маленькие блоки, — констатировала эксперт.

— Можно нанять профессионального консультанта или собрать максимум информации из всех доступных источников».

Чтобы правильно сформулировать собственный запрос на аренду офиса, нужно ответить на несколько ключевых вопросов.

Как понять, какой офис вам нужен?

Чек-лист для начинающей компании от директора департамента офисной недвижимости S.A. Ricci Дмитрия Жидкова:

  1. Каким бюджетом для аренды помещения располагает компания и какую арендную ставку вы сможете платить каждый месяц?
  2. Какая площадь вам на самом деле нужна? Речь идет о 150 кв. м или хватит 50 кв. м? Учитывайте, что, согласно санитарным нормам, при использовании жидкокристаллических мониторов в офисе на одно рабочее место должно приходиться не менее 4,5 кв. м. Для начала можно просто умножить 4,5 на количество сотрудников, которые постоянно будут работать в офисе.
  3. Важен ли территориальный фактор? Является для вашего бизнеса необходимостью расположение в центре города (этот фактор важен, например, для юридических компаний) или вас устроит офис в районе МКАД?
  4. Каков предполагаемый срок аренды: месяц, два, полгода, год или больше?
  5. Готовы ли вы закладывать в бюджет расходы на ремонт, мебель и оргтехнику? Если ответ «нет», то логично рассмотреть вариант размещения в коворкинге. Помните, что затраты на ремонт не вернуть никогда, зато мебель и технику можно будет забрать с собой при переезде.

После получения ответов на все пять вопросов можно переходить к изучению рынка офисных помещений. «Получить представление о диапазоне арендных ставок в месте, которое вас интересует, помогут объявления на популярных сайтах-агрегаторах», — подсказал Дмитрий Жидков.

Куда заезжать?

Выбор территориального расположения офиса должен зависеть от того, на чем специализируется молодой бизнес, считают в Knight Frank. «Например, консультанты сидят в высококачественных зданиях в центре Москвы. К ним приезжают клиенты, и важно показать статус компании, подчеркнуть ее имидж.

А вот IT-индустрия ориентируется, в первую очередь, на бюджет и своих сотрудников. Для таких компаний важнее всего комфорт работников, их удовлетворенность рабочим местом — в этой сфере высокая конкуренция за кадры, — рассказала Мария Зимина.

— Компании из ретейл-сегмента занимают офисы не в премиальных локациях, так как бюджет на аренду у них, как правило, небольшой».

Важно

Самую большую сложность представляет сам поиск, так как маленькие качественные помещения пользуются большим спросом, и предложения, размещенные в интернете, не всегда актуальны, предупредила Елена Колесникова из Cushman & Wakefield.

«Сегодня несложно сэкономить на аренде офисного помещения, так как на рынке наблюдается кризис перепроизводства офисных квадратов — пустует около 20% офисных помещений.

Читайте также:  Управление репутацией компании в интернете - 5 рабочих способов

Ставки на офисы находятся на дне, так что все зависит от требований арендатора к помещению и его вкуса», — считает Дмитрий Жидков.

«В центре Москвы можно снять офис в старом особняке: аренда здания площадью 2 тыс. кв. м целиком обойдется примерно в 25 тыс. руб. за 1 кв. м в год. Часто такие помещения дробятся на несколько частей, например по 500 кв. м, и сдаются по 30 тыс. руб. за 1 кв. м в год.

Выгодно всем: и собственник в таком случае получает больше, и арендаторы получают офис в центре Москвы, — рассказали в компании S.A. Ricci. — Технологический стартап может арендовать помещение в одном из московских технопарков, однако для этого ему потребуется получить статус резидента.

Поэтому такой вариант подходит далеко не всем начинающим компаниям».

Наиболее логичный вариант для молодого бизнеса… это офис за МКАД, заключили брокеры. В этом случае арендатор может найти комфортное помещение по цене от 8 тыс. до 10 тыс. руб. за 1 кв. м в год, указали в компании CBRE. Очевидной сложностью такого сценария станет возможная удаленность офиса от метро.

Платить в долларах или в рублях?

Долларовые ставки почти исчезли с офисного рынка Московского региона, объявили брокеры, опрошенные «РБК-Недвижимостью».

«Долларовые ставки на сегодняшнем рынке — это редкое исключение, которое встречается в высокобюджетном сегменте, — заявил владелец компании «Экоофис» Андрей Ковалев.

— Рынок, интересный малому, среднему бизнесу и стартапам, полностью перешел на рубли. Если арендодатель предлагает долларовые ставки небольшому арендатору, с ним определенно что-то не так».

«Совершенно очевидно, что те арендодатели, которые предлагают доллары или евро, не готовы будут поменять свое видение для одного отдельно взятого небольшого арендатора, — отметила Елена Колесникова.

— Если речь идет о многих тысячах метров — думаю, есть возможность изменить точку зрения арендодателя.

Относительно спроса — он существует как на рублевые, так и на долларовые проекты, это зависит от бухгалтерии арендатора».

Сколько стоит?

Офисный рынок Московского региона принято делить на классы А, В и С. Класс А — это самые дорогие и престижные бизнес-центры в наиболее удобных локациях. Класс С — экономвариант в морально устаревших зданиях далеко от метро и основных магистралей. Класс В — промежуточное звено, которое часто дробят на условно доступный В- и более дорогостоящий В+.

«В офисах класса А самая низкая арендная ставка (с отделкой, НДС и расходами на эксплуатацию) составляет 11,8 тыс. руб. за 1 кв. м в год. В классе В+ речь идет о 8,5 тыс. руб. за 1 кв. м в год, в классе В- это 7 тыс. руб. за 1 кв. м в год, — перечислил Дмитрий Жидков.

— Все объекты, предлагающие офисные помещения по таким ставкам, находятся в районе МКАД либо за его пределами. Низкая ставка объясняется удаленностью объекта от центра города и от метро. Здесь наблюдается наибольшее количество вакантных площадей.

Спросом такие помещения пользуются у арендаторов, для которых локация не имеет значения».

На какой срок заключать договор?

Совет

Если говорить о небольших компаниях, то есть смысл заключать краткосрочные договоры — на месяц, два, полгода и год, считают в S.A. Ricci. «Такую возможность предоставляют коворкинги, которые, помимо этого, предлагают гибкие условия аренды, — подсказал Жидков.

— Если ваш бизнес быстро пойдет в гору и потребуется расширение штата и увеличение офисных площадей, коворкинг, как правило, всегда сможет предоставить такую возможность в отличие от бизнес-центра или многофункционального комплекса.

А вот когда вы поймете, что ваш бизнес чувствует себя уверенно и хорошо развивается, есть смысл подумать о долгосрочном договоре аренды: в этом случае условия, на которых договор был заключен, сохранятся».

Коворкинг против офиса: плюсы и минусы

Источник: https://realty.rbc.ru/news/597ac4679a794774723277da

Как правильно выбрать офис для вашего бизнеса

Прежде чем думать о том, как же правильно подобрать офис для своего бизнеса, нужно определиться, какую сумму на это планируется выделить? Тут возможно 2 варианта:

Первый возможен при наличии весомых средств. Если у бизнесмена еще совсем нет опыта, то вкладывать большие суммы в покупку нежелательно, лучше ограничиться арендой офисов в Кемерово. При этом выгода такого решения состоит в следующем:

  1. отсутствие необходимости тратить большое количество средств на покупку;
  2. возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то тут, конечно, тоже есть свои плюсы:

  1. покупка недвижимости сама по себе является выгодным вложением, при необходимости офис можно сдавать другой организации;
  2. неограниченность действий внутри своего помещения (в пределах допустимых норм).

При этом бизнесмен должен понимать, что большая часть денежных средств будет изъята из обращения и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобятся инвестиции, изъять их из помещения будет невозможно, разве что продать, но и это небыстрая процедура.

Факторы, влияющие на выбор офиса

Бизнесмен, подбирая для своей организации помещение для офиса должен особое внимание уделять следующим факторам:

Этот аспект особенно важен, если работа компании будет напрямую связана с непосредственным общением клиентов и персонала на территории офиса. Для такого бизнеса лучше всего выбирать помещение в центре города или вблизи него. При этом необходимо обращать внимание на 2 момента:

  1. Насколько развита в районе инфраструктура?
  2. Просто ли до офиса будет добраться потенциальным клиентам?

Если же основная часть работы будет основываться на взаимодействии с постоянными клиентами, то можно выбрать помещение подальше от центра. При этом важно оценить уровень конкурентной среды в месте расположения. Так, при прямых продажах офис нужно выбирать вдали от наиболее опасных конкурентов.

Бизнесмен должен соизмерить стоимость с получаемой выгодой, чтобы совершить действительно выгодную сделку. Нельзя забывать, что в отдаленных частях города цена аренды, как правило, оказывается ниже в разы.

Престижное место – это, несомненно, очень важный фактор, но нельзя забывать и об удобстве своих клиентов. Подбирая помещение для офиса, нужно заранее узнать следующую информацию:

  1. Есть ли рядом со зданием парковка?
  2. Есть ли вблизи остановки общественного транспорта?

При этом важно, чтобы клиент мог без проблем найти офис, а не блуждать по закоулкам. Путь до него должен быть удобным и беспроблемным.

  • Наличие поблизости зданий общепита

При этом недорогое кафе, расположенное вблизи офиса, может выполнять сразу несколько функций:

  1. обеспечить питанием самого бизнесмена и его сотрудников;
  2. место для проведения деловых встреч с партнерами или клиентами.
  • Время работы офисного центра

Конечно, лучше всего найти такой офис, в который можно будет попасть бизнесмену, его сотрудникам и клиентам беспрепятственно в любое время дня, в том числе и в выходные.

На деле же часто оказывается, что торговый или офисный центр имеет свой режим работы, который придется соблюдать. Поэтому стоит сопоставить график работы собственной организации и всего здания.

  • Уровень конкурентной среды в самом центре

Выбирая офис, на этот пункт надо обратить особое внимание. Отказаться от аренды в бизнес центре лучше, если в нем работают:

  1. прямые конкуренты;
  2. косвенные конкуренты.

Многие считают этот фактор незначительным, но дело тут не только в переманивании клиентов, но и действующего в организации персонала.

Если же в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Так, если в одном здании работают веб-дизайнеры и рекламщики, то они могут перенаправлять своих клиентов друг другу или даже организовать какие-то совместные проекты.

  • Расположение входа в здание и вывески организации

Обязательно нужно узнать, как далеко от дверей офиса находится главный вход. На фасаде здания следует повесить яркую вывеску. Поэтому нужно узнать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его использование в договоре.

При этом вывеска должна быть хорошо видна пешеходам и проезжающим в транспорте людям. Такая возможность имеет сразу два существенных плюса:

  1. клиенты быстро найдут офис;
  2. дополнительно будут появляться новые клиенты, случайно увидевшие информацию об организации.
  • Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость в проведении ремонта и затраты на него)

Осматривая возможное помещение для офиса, нужно обратить внимание на все детали, в особенности на следующие:

  1. состояние окон (открываются ли они, не дует ли от них);
  2. розетки (работают ли они);
  3. освещение (уровень освещенности, возможность добавить осветительные приборы в помещение);
  4. кондиционер (есть ли он, если да, то в каком состоянии находится);
  5. замки и двери (надежны ли они, сколько их);
  6. крыша (не течет ли она, не нарушена ли ее целостность – этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на последнем этаже здания);
  7. состояние внутренней и внешней отделки.

Помещение под офис обязательно должно быть аккуратным и ухоженным, чтобы и сотрудникам, и клиентам в нем было приятно находиться и работать.

Не обязательно арендовать площадь с косметическим ремонтом, его можно провести и позже в счет стоимости аренды, например. Это поможет выделить и фирменный стиль организации (цветовые решения, стенды, эмблемы).

  • Состояние инженерных сооружений, их соответствие принятым нормам

Обращать внимание при этом нужно на состояние:

  1. вентиляции;
  2. кабелей;
  3. отопления;
  4. интернет-подключения;
  5. водоснабжения и прочих систем.

Не обязательно отказываться от аренды, если что-то придется отремонтировать самостоятельно. Нередко это существенно снижает арендную стоимость, что может оказаться очень выгодным для предпринимателя.

Если же каких-либо инженерных сетей нет в здании совсем (например, интернета), то заниматься проведением их будет уже невыгодно. Это дополнительные траты и серьезные неудобства уже на начальном этапе работы.

Открывать офис лучше всего там, где предоставляемые организацией услуги или товары будут наиболее востребованы со стороны населения.

Так, например, если вблизи находится ювелирный салон, то предпринимателю стоит задуматься об открытии свадебного салона. А вот рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

  • Перечень услуг, которые входят в арендную стоимость

Лучшим вариантом будет заключение договора, когда в него уже включены затраты на электроэнергию, воду, отопление, охрану, вывоз мусора и прочие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя в практике подобные случаи встречаются не очень часто. Обычно арендатору приходится производить оплату услуг отдельно.

Очень важно, охраняется ли здание, есть ли сигнализация и видеонаблюдение на территории офисного центра. Стоит уточнить, по какому графику работает охрана. Наличие пропускного режима тоже является положительным моментом, увеличивая безопасность и сохранность ценностей и различных вещей, находящихся в офисе.

Иногда арендодатели сдают офис вместе с мебелью. Для тех, кто имеет не так много средств или не хочет вкладывать большое количество денег в ее покупку, такой вариант будет самым оптимальным. Особой популярностью такие офисы пользуются среди начинающих бизнесменов, которые не уверены в 100% успехе своего дела.

Обратите внимание

Для многих этот вопрос нередко становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что в угоду своему статусу арендовать офис по очень высокой и необоснованной цене не нужно. Это может не только снизить прибыль, но и стать причиной серьезных убытков.

Чтобы быть в курсе цен, лучше изначально рассматривать сразу несколько вариантов, это поможет освоиться на рынке, узнать среднюю стоимость и выбрать наиболее подходящую для себя.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, то размещение в жилых домах, подвалах и на цокольных этажах придется исключить сразу же. Искать помещение нужно в новых районах города, активно используемых в качестве бизнес центров.

Источник: https://incomewm.ru/kak-pravilno-vyibrat-ofis-dlya-vashego-biznesa.html

Ссылка на основную публикацию